Incorporación de documentos principio general
El principio general es que lo decide el Notario sin que se pueda limitar por consideraciones arancelarias. Así dice la RDG de 3 de enero de 2023
Con relación a la incorporación de los testimonios se debe partir de un
principio general consagrado en la doctrina de la Dirección General ( cfr . Resolución
de 14 de febrero de 2011 , entre otras ) , según la cual : " A este respecto este Centro
Directivo tiene declarado que el Notario , como redactor del documento , puede y
debe decidir qué contenido ha de tener la escritura con el fin de asegurar que la
misma produzca todos los efectos que le son propios , garantizando así no solo los
intereses de todos los interesados en el contrato documentado , sino también los
intereses y funciones de terceros , e incluso salvaguardando su propia
responsabilidad profesional , sin que pueda limitarse esa facultad y obligación del
Notario por consideraciones arancelarias que , además de improcedentes , no
guardan proporción con la finalidad de garantía de seguridad jurídica , ni con los
posibles perjuicios que mediante ello se tratan de eludir " . Así según Resolución de
23 de agosto de 2014 : " lo que es compatible con intentar , con pleno respeto a lo
anterior , lograr el menor coste posible para los otorgantes " . Y podemos concluir
señalando con la Dirección General , Resolución de 14 de febrero de 2011 antes
citada que ; " Todo ello sin perjuicio , en cuanto concierne a las competencias de este
Centro Directivo y de las Juntas Directivas de los Colegios Notariales , de la
responsabilidad disciplinaria en que los Notarios pudieran incurrir en caso de
conductas abusivas " . Sentado el principio anterior , deben examinarse ciertas
cuestiones en concreto :
¿Qué documentos se pueden incorporar?
Consulta al Registro Mercantil
No procede su incorporación. Dice la RDG de 3 de enero de 2023
a ) Respecto a la incorporación del informe del Registro Mercantil ( caras 20 a 29 ) ,
tiene razón el reclamante y así lo reconoce el acuerdo del Ilustre Colegio Notarial de que las facultades representativas del compareciente en nombre de la sociedad resultan perfectamente claras y transcritas por el Notario autorizante en la escritura de compraventa, del testimonio por relacion (que no se refleio en la minuta y que por el principio de la no reformatio in peius no debera incluirse), que resulta de la copia autorizada que le exhiben, de cese y reeleccion de Consejeros Delegados y sobre el cual emite el correspondiente juicio de suficiencia de las facultades
representativas. Ademas, como explicita el Acuerdo colegial, en ningun apartado se
hace referencia a la consulta al Registro Mercantil, ni a la incorporacion de dicho
informe a la escritura, por lo que no se cumple con un axioma del instrumento
publico, todo documento que se incorpore debe de tener su explicitacion en el propio
texto del Instrumento; en otro caso, no habra justificacion para que pase a formar
parte de la matriz. Por lo tanto, como pone de manifiesto el acuerdo colegial, este
Informe del Registro Mercantil, no puede ser considerado como parte de la matriz, a
efectos arancelarios. Pero, ademas, aunque se hubiera explicitado el hecho de la
consulta y su incorporacion, en nada mejora la proteccion del comprador, y por
supuesto no facilita los efectos de la escritura, que tiene un valor y una eficacia por
si misma, y que descansa en la fe publica que el Notario ejerce, a traves de su
otorgamiento y autorizacion. Tampoco permite contrastar la vigencia de nada, pues
como ya puso de manifiesto la propia Direccion General en la Resolucion de 13 de
octubre de 2020: "tal documento [Informe del Registro Mercantil] carece de valor
juridico alguno, mas alla de la mera informacion; pero sobre el que no puede
descansar la acreditacion de ninguna de las circunstancias a que se refiere, ya que
esta acreditacion ha de realizarse bien con certificacion del Registro Mercantil o bien
mediante la exhibicion de las copias autorizadas de los instrumentos publicos
correspondientes". Por lo tanto, debe tenerse en cuenta a la hora de fijar la
minutacion que no pueden computarse estos cinco folios (diez caras, numeros 20 a
29) ni en el Numero 4 (Copias); ni en el Numero 5 (Testimonios); ni en el Numero 7
(Exceso de folios); ni en la Norma Octava (Suplido por papel Timbrado). Y es que,
en conclusion, la labor de asesoramiento del notario que forma el nucleo de su
funcion debe permitirle hacer una labor de filtro conforme la cual debera incorporar
solo aquellos documentos que sean imprescindibles o su incorporacion venga
impuesta por una disposicion legal o reglamentaria, asi como aquellos cuya
incorporacion no siendo estrictamente necesaria sean aconsejables para la correcta
integracion del negocio juridico o sean solicitados por los otorgantes (asi Res de 11
de agosto de 2014)
Consulta al titular real:
su incorporación sí es procedente. Dice la RDG de 3 de enero de 2023
b) En cuanto a la incorporacion de la consulta relativa al titular real (caras 30 y 31),
su incorporacion si es procedente y, ademas, a diferencia de lo que senala el
recurrente, que entiende que no es procedente la incorporacion de la segunda cara
de la consulta, ya que no tiene datos trascendentes, el Notario no puede decidir
quitar hojas o caras de los documentos remitidos, en primer lugar porque se trata de
testimonios de documentos recibidos y por lo tanto se da fe de su coincidencia con el documento recibido electrónicamente , aunque estas vengan en blanco , como ha
reconocido la Dirección General en la Resolución de 15 de octubre de 2013. Sin
embargo , como acertadamente señala el acuerdo colegial , vuelve el Notario a
incurrir en ausencia de plasmación o referencia en el cuerpo del instrumento , de
manera expresa , de la incorporación de la consulta realizada , por lo que la misma ,
que comprende un folio ( dos caras , el número 30 y 31 ) , que no deberá computarse
ni en el Número 4 ( Copias ) ; ni en el Número 5 ( Testimonios ) ; ni en el Número 7
( Exceso de folios ) ; ni en la Norma Octava ( Suplido por papel Timbrado ) .
Certificación descriptiva y gráfica
Es obligatoria según el RDLeg del Catastro 1/2004 de 5 de marzo, cuando dice en el artículo 3.2
La certificación catastral descriptiva y gráfica acreditativa de las características indicadas en el apartado anterior y obtenida, preferentemente, por medios telemáticos, se incorporará en los documentos públicos que contengan hechos, actos o negocios susceptibles de generar una incorporación en el Catastro Inmobiliario, así como al Registro de la Propiedad en los supuestos previstos por ley. Igualmente se incorporará en los procedimientos administrativos como medio de acreditación de la descripción física de los inmuebles.
Y dicen los artículos 38 y 39 de ese mismo RDLegislativo
Artículo 38. Constancia documental y registral de la referencia catastral.
La referencia catastral de los bienes inmuebles deberá figurar en los instrumentos públicos, mandamientos y resoluciones judiciales, expedientes y resoluciones administrativas y en los documentos donde consten los hechos, actos o negocios de trascendencia real relativos al dominio y demás derechos reales, contratos de arrendamiento o de cesión por cualquier título del uso del inmueble, contratos de suministro de energía eléctrica, proyectos técnicos o cualesquiera otros documentos relativos a los bienes inmuebles que se determinen reglamentariamente. Asimismo, se hará constar en el Registro de la Propiedad, en los supuestos legalmente previstos.
Artículo 39. Excepciones.
No será preciso hacer constar la referencia catastral en:
a) Los documentos en que conste la cancelación de derechos reales de garantía.
b) Los actos administrativos por los que se adopten o cancelen medidas tendentes a asegurar el cobro de deudas de derecho público.
c) Los procedimientos que tengan por objeto los aplazamientos o fraccionamientos de pago regulados en la normativa recaudatoria y en los procedimientos de comprobación, investigación y liquidación tributaria, cuando dicha referencia sea ya conocida por la Administración tributaria.
d) Las anotaciones que deban practicarse en el Registro de la Propiedad en cumplimiento y ejecución de una resolución judicial o de una resolución administrativa dictada en procedimiento de apremio.
Además en el punto quinto de la Resolución de 8 de abril de 2021, de la Subsecretaría, por la que se publica la Resolución de 29 de marzo de 2021, conjunta de la Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública y de la Dirección General del Catastro, por la que se aprueban las normas técnicas para la incorporación de la representación gráfica de inmuebles en documentos notariales.
Quinto. Incorporación de representaciones catastrales a efectos de lograr la coherencia documental y gráfica catastral.
1. El notario ante el que se formalice un negocio jurídico que tenga por objeto un bien inmueble solicitará de los otorgantes que le manifiesten si la descripción que contiene la certificación catastral descriptiva y gráfica del inmueble se corresponde con la realidad física del mismo en el momento de su otorgamiento.
2. Si los otorgantes manifiestan que la representación gráfica catastral coincide con la realidad física, el notario rectificará la literaria del título por la que resulte de la certificación catastral descriptiva y gráfica, y se incorporará ésta como representación gráfica del inmueble que completa la descripción literaria, siguiendo el procedimiento previsto en el artículo 18.2.b del texto refundido de la Ley del Catastro Inmobiliario, con lo que se entenderá que la información documental y gráfica del inmueble son coherentes. No obstante, el notario informará a los interesados de las consecuencias que puedan producirse en el caso de que finalmente la representación catastral no coincida con la realidad física.
Lo dispuesto en el apartado anterior no excluye que en un momento posterior pueda optar por la mejora de la precisión métrica por el procedimiento previsto en el apartado tercero de esta Resolución.
3. Si los otorgantes manifiestan que la representación gráfica catastral no coincide con la realidad física, se seguirá el procedimiento descrito en el apartado sexto de la presente Resolución.
4. Si los otorgantes manifiestan su voluntad de no iniciar el procedimiento de subsanación de discrepancias del artículo 18.2 del texto refundido de la Ley del Catastro Inmobiliario, el notario lo hará constar en el instrumento público en el que formalice el negocio.
No obstante, a instancia del interesado, se podrá iniciar el procedimiento de subsanación de discrepancias citado en cualquier momento posterior.
5. Si la Sede Electrónica de la Dirección General del Catastro no puede suministrar una Certificación Catastral Descriptiva y Gráfica por motivos técnicos, facilitará un servicio para obtener, en su lugar, una certificación catastral descriptiva y no gráfica, que permita al interesado conocer qué datos son incorrectos y, si optara por ello, la remisión a la Gerencia de la información necesaria para el inicio del oportuno procedimiento de subsanación. A estos efectos y en función del motivo por el que no se puede obtener aquella, deberá aportar la siguiente documentación:
– La descripción de la parcela contenida en el título, su localización geográfica y, en su caso, una representación gráfica alternativa, si la causa es la falta de representación gráfica o una incoherencia en los datos catastrales de superficie superior al 10%.
– El título de propiedad y los demás documentos requeridos para la inscripción en el catastro, en caso de que se trate de ausencia de datos.
Cómo se incorporan documentos
¿Hay que poner varios documentos en una cara?
Dice la RDG de 3 de enero de 2023 que no.
c ) En cuanto a la posibilidad señalada por el reclamante de que los dos cheques
podían haberse testimoniado en una única cara ( caras 37 y 38 ) , esta Dirección
General coincide con el Acuerdo colegial , en el sentido de considerar correcta la
actuación del Notario , recordando que esta cuestión ya está tratada por este Centro
Directivo en su Resolución de 17 de abril de 2018 , según la cual :
" Por lo que se refiere al hecho de fotocopiar los cheques empleados como medios
de pago en hojas independientes , el artículo 177 del Reglamento Notarial , impone
al Notario la incorporación de testimonio de los cheques y demás instrumentos de
giro que se entreguen en el momento del otorgamiento .
Y si bien es cierto que constituye un ideal de la actuación notarial en materia de
honorarios el no encarecimiento innecesario de dicha actuación , también lo es
que ningún precepto impone al Notario la obligación de fotocopiarlos en una
misma hoja , hasta donde el mismo alcance , sino que es el Notario autorizante el
que debe decidir , a su prudente arbitrio . Como señaló este Centro Directivo en la
Resolución de 22 de mayo de 2009 , citada en los < « Vistos » , la posibilidad de
abusos en la confección de escrituras a través de hipertrofias artificiales de su
redacción o de los documentos que se incorporen , no puede servir como
argumento para excluir la legal aplicación de las normas arancelarias cuando tal
abuso no exista . Y tampoco cabe establecer un criterio de proporción general
previo y abstracto , que determine cuándo hay o no abuso . Tal cuestión ,
forzosamente , ha de dilucidarse en cada supuesto concreto ( aparte de que , de
concurrir , habría que dilucidar si se está propiamente ante una infracción en la
aplicación del arancel o una infracción de otro tipo -véase artículo 148 RN- ) . Y en
el presente supuesto no se observa abuso alguno por parte del Notario
autorizante que suponga infracción en los términos anteriores " .
Por otra parte , ha de tenerse en cuenta que , tratándose de testimonio de
documentos independientes , cada uno vaya , si no en folio independiente , sí al
menos en caras independientes , sin que corresponda al Notario hacer una labor de
encaje de formas o tamaños , para determinar cuántos documentos independientes ,
cuyo testimonio es individual , caben en una cara de papel timbrado . Por ello , ha de
entenderse como criterio más razonable que , tratándose de testimonios de
documentos independientes , que están llamados a circular al margen de una matriz ,