Testimonios de legitimación de firmas

Caso general

Están regulados en los artículos 256 y ss del Reglamento Notarial.
Artículo 256. La legitimación de firmas es un testimonio que acredita el hecho de que una firma ha sido puesta a presencia del notario, o el juicio de éste sobre su pertenencia a persona determinada.
El notario no asumirá responsabilidad por el contenido del documento cuyas firmas legitime.
Artículo 257. La nota de Visto y legitimado, con la fecha y todos los elementos de autorización notariales puestas al pie de cualquier documento oficial, o expedido por funcionario público en el ejercicio de su cargo es testimonio de que el notario considera como auténticas, por conocimiento directo o identidad con otras indubitadas, las firmas de los funcionarios autorizantes, y hallarse éstos, según sus noticias, en el ejercicio de sus cargos a la fecha del documento.
Artículo 258. Sólo podrán ser objeto de testimonios de legitimación de firmas los documentos y las certificaciones que hayan cumplido los requisitos establecidos por la legislación fiscal, siempre que estos documentos no sean de los comprendidos en el artículo 1280 del Código Civil, o en cualquier otro precepto que exija la escritura pública como requisito de existencia o de eficacia. Queda a salvo lo dispuesto en el artículo 207 de este Reglamento.
No podrán ser objeto de dichos testimonios la prestación unilateral de garantías, ni los contratos de carácter mercantil que el artículo 144 de este Reglamento define como propios de las pólizas cuando exista pluralidad de partes con intereses contrapuestos.
Artículo 259. El notario podrá basar el testimonio de legitimación en el hecho de haber sido puesta la firma en su presencia, en el reconocimiento hecho en su presencia por el firmante, en su conocimiento personal, en el cotejo con otra firma original legitimada o en el cotejo con otra firma que conste en el protocolo o Libro Registro a su cargo, debiendo reseñar expresamente en la diligencia de testimonio el procedimiento utilizado.
Dentro del ámbito de los documentos susceptibles de testimonio, sólo podrán ser legitimadas cuando sean puestas o reconocidas en presencia del notario las firmas de letras de cambio y demás documentos de giro, de pólizas de seguro y reaseguro y, en general, las de los documentos utilizados en la práctica comercial o que contengan declaraciones de voluntad.
Artículo 260. Si el que hubiere de suscribir un documento que haya de ser legitimado no sabe o no puede firmar, o en cualquier otro supuesto en el que proceda la legitimación de la huella dactilar, el interesado, previa su identificación, imprimirá la huella dactilar en la forma prevenida en el artículo 191 de este Reglamento a presencia del notario, quien lo hará constar así en la diligencia de testimonio.
Artículo 261.
  1. El notario podrá legitimar las firmas electrónicas reconocidas puestas en los documentos en formato electrónico comprendidos en el ámbito del artículo 258. Esta legitimación notarial tendrá el mismo valor que la que efectúe el Notario respecto de documentos en soporte papel. La legitimación notarial de firma electrónica queda sujeta a las siguientes reglas:
1.ª El notario identificará al signatario y comprobará la vigencia del certificado reconocido en que se base la firma electrónica generada por un dispositivo seguro de creación de firma.
2.ª El notario presenciará la firma por el signatario del archivo informático que contenga el documento.
3.ª La legitimación se hará constar mediante diligencia en formato electrónico, extendido por el notario con firma electrónica reconocida.
  1. La legitimación a que se refiere el apartado anterior se entenderá sin perjuicio de aquellos otros procedimientos de legitimación, distintos del notarial, previstos en la legislación vigente.
Se modifica por el art. 1.165 del Real Decreto 45/2007, de 19 de enero. Ref. BOE-A-2007-1810.
Se modifica por el art. 6 del Real Decreto 1209/1984, de 8 de junio. Ref. BOE-A-1984-14281.
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Artículo 262. La diligencia del testimonio se extenderá en el propio documento testimoniado. De no ser posible se unirá a éste un folio de papel exclusivo para documentos notariales en el que se realizará la diligencia, reseñando en el documento testimoniado la numeración del folio que la contiene. En uno y otro caso, si el documento contuviere varios folios objeto de testimonio, sea de exhibición o de legitimación de las firmas que éstos contienen, en todos deberá constar la identificación del folio que contiene la diligencia o la referencia al asiento correspondiente en el Libro Indicador. Si el testimonio se hallare totalmente extendido en folios de papel exclusivo para documentos notariales, bastará con reseñar su numeración en la diligencia.
Los testimonios por exhibición deberán realizarse en papel de uso exclusivo para documento notarial, salvo que el formato del documento testimoniado lo impida.
En la diligencia de testimonio se hará constar lugar, fecha, signo, firma rubrica y sello del notario y el de seguridad creado por el Consejo General del Notariado. Si el documento constare en el Libro Indicador se reseñará el número que le corresponda.
Se declara la nulidad del párrafo 1 por Sentencia del TS de 20 de mayo de 2008. Ref. BOE-A-2008-10272.
Artículo 263. También tienen la consideración de testimonios las reproducciones obtenidas por el notario de documentos exhibidos para su incorporación a un instrumento público, así como las legitimaciones de firmas practicadas en el cuerpo de dicho instrumento.
Dichos testimonios no se incorporarán al Libro Indicador.

CASO 207

Testimonio de legitimación de firmas del 207
Alternativa
En una resolución de 23 de mayo de 2022
En el presente caso la identidad del firmante está acreditada por el uso de una firma electrónica avanzada o con firma electrónica cualificada, lo cual es válido, según entendió este centro directivo en sus resoluciones de 4 de julio de 2013 y de 23 de enero de 2018, donde declara que «la exigencia de identificación del instante no puede limitarse a los medios expresados (comparecencia física o legitimación notarial) sino que debe comprender cualquier otro que cumpla igualmente dicha finalidad ya sea realizada por medios físicos o telemáticos». Entre estos «medios telemáticos» que pueden utilizarse como medio de identificación del firmante se incluye la firma electrónica (cfr. artículo 3.1 de la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica), que es el que se empleó en el caso de la resolución citada al remitirse la solicitud con firma digital del solicitante a la sede electrónica del Colegio de Registradores.
Sin embargo, en el presente caso, la recepción de la solicitud no se ha recibido por vía telemática a través de la sede electrónica del Colegio de Registradores, como sí ocurrió en el caso de la Resolución de 23 de enero de 2018, sino que se ha recibido en papel por burofax, modalidad equiparable a la de recepción del título por correo.
El documento electrónico conserva sus propiedades en cuanto viaja por la misma vía, pero una vez impreso en papel, pierde esas propiedades, pues no puede acreditarse la identidad, integridad y autenticidad del mismo, al no poder comprobarse que la firma es electrónica reconocida.
Por ello, debe cumplir los mismos requisitos previstos para este soporte en la legislación, en particular los relativos a la identidad de quien solicita la práctica de un asiento.
En conclusión, debe presentarse telemáticamente en el Registro, a través del portal de presentación de documentos privados habilitado en la sede electrónica de los registradores, o si se presenta en soporte papel debe contener la firma legitimada notarialmente, o al menos ratificada ante el registrador.

Casos especiales

Distribución de responsabilidad

Legitimación de firmas en el caso de distribución de responsabilidad de una hipoteca. El 216 RN lo admite y la DG en Resolución de R. 7 de enero de 2004, DGRN. BOE del 17 de febrero de 2004 lo permite. Es útil para no pagar AJD.
En cuanto a la distribución de responsabilidad en una condición resolutoria, al ser un caso distinto, creo que no debería incluirse.

Registro de bienes muebles

La Resolución de 21 de febrero de 2017 publicada en el "Boletín Oficial del Estado" el 14 de marzo de 2017, se refiere a la aprobación de modelos en formato electrónico para el Registro de Venta a Plazos de Bienes Muebles. Esta resolución armoniza los procedimientos de presentación telemática y firma digitalizada y aprueba nuevos modelos de contratos que reflejan reformas legislativas recientes.
Los modelos de contrato están agrupados y cada grupo incluye instrucciones para su uso. Solo se requiere legitimación de firmas para los modelos A-V.1 (contrato de compraventa de bienes muebles), C-3 (cancelación de contrato de compraventa a plazos) y C-4 (cancelación de contrato de financiación a comprador). Para los otros modelos de contrato, se indica expresamente que no es necesario legitimar las firmas.